Suivi des progrès en amélioration de la qualité
40 mesures définies au total
Effectuer un sondage auprès des employés sur le modèle SDMMD afin d’obtenir des renseignements de base pour l’orientation de la formation.
Résultat attendu
Accès à des renseignements de base concernant les connaissances des employés sur les outils d’évaluation SDMMD pour le Ministère.
État de la situation
Le sondage a été mené en octobre 2018; les résultats servent maintenant à orienter la formation et le soutien à la pratique.
Clarifier les fonctions de soutien à la pratique au sein de l’ASCT, de l’ASSSSHR, de l’ASTNO et du MSSS, et entre chaque organisation. En informer le personnel des Services à l’enfance et à la famille.
Résultat attendu
Clarification des rôles de soutien à la pratique pour tout le personnel des Services à l’enfance et à la famille.
État de la situation
Cette mesure a été menée à bien par l’établissement d’un cadre de responsabilisation et d’un processus d’approbation pour les Services à l’enfance et à la famille. Ces documents ont été adoptés et communiqués en janvier 2019.
Effectuer l’accréditation à l’échelle du système.
Résultat attendu
Amélioration continue du système des Services à l’enfance et à la famille selon les processus d’assurance de la qualité.
État de la situation
Le système de santé et de services sociaux, y compris les SEF, a obtenu son accréditation d’Agrément Canada.
Tenir des téléconférences avec le personnel des Services à l’enfance et à la famille pour souligner les initiatives spéciales et les bonnes nouvelles, discuter des sujets d’intérêt et des préoccupations, et obtenir des commentaires.
Résultat attendu
Amélioration continue du système des Services à l’enfance et à la famille grâce aux connaissances et à l’expérience des autres.
État de la situation
Étant donné la deuxième vague de la pandémie, nous sommes passés à des réunions toutes les trois semaines pour nous assurer que tous reçoivent la même information et puissent la commenter.
Procéder à une vérification des principales normes et exigences législatives pour tout le système des TNO.
Résultat attendu
Amélioration continue du système des Services à l’enfance et à la famille selon les processus d’assurance de la qualité.
État de la situation
Les audits de 2020-2021 de l’ensemble du système ténois prendront fin entre février et juillet 2022.
Évaluer les dossiers des enfants inscrits aux services spécialisés extraterritoriaux pour confirmer que des ententes interprovinciales sur les placements sont en vigueur pour chaque enfant, incluant des dispositions sur la surveillance de courtoisie.
Résultat attendu
APPI en place pour chaque enfant et jeune qui bénéficie des services spécialisés extraterritoriaux.
État de la situation
La base de données extraterritoriale a été restructurée en août 2018 pour assurer le suivi et la gestion des ententes interprovinciales sur les placements. En date d’octobre 2018, toutes les ententes avaient été examinées; le travail de mise à jour, quant à lui, se poursuit.
Poursuivre la mise en place d’un plan complet de recrutement et de rétention des ressources humaines.
Résultat attendu
Augmentation de la capacité du système des Services à l’enfance et à la famille à offrir des services de qualité aux enfants, aux jeunes et aux familles.
État de la situation
On continuera d’utiliser le modèle de recrutement du personnel pour pourvoir simultanément de nombreux postes partout aux TNO. L’ASTNO fera le suivi du plan de recrutement et de maintien en poste en concentrant ses efforts sur l’embauche d’Autochtones ténois, la planification de la relève et l’augmentation de la capacité des SEF.
Détails
En continu
Créer un mécanisme de supervision des transferts de tutelle.
Résultat attendu
Surveillance accrue des transferts de tutelle par le directeur aux termes de la loi.
État de la situation
Un mécanisme de supervision a été créé en avril 2019 pour la nouvelle norme sur le transfert de tutelle.
Créer des postes de formateurs experts en SDM dans le système des Services à l’enfance et à la famille des TNO.
Résultat attendu
Mise en œuvre durable du modèle SDMMD et offre de formation continue au personnel.
État de la situation
Les responsables de la formation ont endossé le rôle de « formateurs experts » en SDMMD et se chargent de tous les volets à ce sujet dans la formation de base obligatoire à l’intention des préposés à la protection de l’enfance; ils assurent aussi la formation régionale de mise à niveau sur le modèle SDMMD.
Détails
À terminer d’ici mai 2019.
Donner de la formation de mise à niveau sur les outils d’évaluation SDMMD aux gestionnaires, aux superviseurs et au personnel de première ligne.
Résultat attendu
Utilisation systématique du modèle SDMMD à l’échelle des TNO.
État de la situation
Entre février et mai 2019, la formation de mise à niveau sur les outils d’évaluation SDMMD actuels a été donnée aux gestionnaires et superviseurs ainsi qu’à certains membres du personnel de première ligne. Des webinaires de mise à niveau sur des outils d’évaluation SDMMD particuliers ont été offerts en septembre et en novembre 2019.
Mettre sur pied un programme de protection de la famille à l’échelle des TNO pour solidifier les partenariats avec les ressources locales.
Résultat attendu
Accès à des ressources supplémentaires centrées sur la protection pour les familles.
État de la situation
En juin 2021, le personnel du programme de protection de la famille a eu droit à une première ronde de formation sur la prestation de services de soutien complets.
Il y a actuellement 11 postes d’intervenants en protection de la famille aux TNO; le recrutement est en cours.
La prochaine étape, pour le programme de protection de la famille, est de créer le cadre d’évaluation du programme; ce processus suit son cours.
Mettre sur pied un plan de surveillance du programme de services spécialisés extraterritoriaux.
Résultat attendu
Accès à des services de qualité pour les enfants, les jeunes et les familles grâce au programme de services spécialisés extraterritoriaux.
État de la situation
Le plan de surveillance a été achevé en mars 2019.
Élaborer un plan de projet pour évaluer, en continu, les meilleures options dans la composition de l’équipe, la combinaison des compétences, la charge et le volume de travail, et le déroulement du travail pour les Services à l’enfance et à la famille.
Résultat attendu
Distribution juste, équitable et adéquate des ressources dans toutes les régions et les administrations.
État de la situation
Le plan du projet a été créé en juillet 2019. D’autres administrations travaillent également sur des projets semblables. Comme il est décrit dans le plan du projet, les TNO continueront de collaborer avec d’autres administrations pour éclairer et peaufiner le travail effectué jusqu’ici aux TNO. Cette information permettra de continuer à faire évoluer l’approche concernant l’évaluation des charges de travail et des dossiers.
Établir un protocole écrit d’assurance de la qualité pour les outils de prise de décisions structurée (SDM) ainsi qu’un mécanisme de rétroaction.
Résultat attendu
Processus systématique et standardisé d’assurance de la qualité des outils d’évaluation SDMMD.
État de la situation
Le protocole écrit d’assurance de la qualité pour les outils SDMMD a été achevé en février 2019.
Concevoir et mettre en œuvre une stratégie de recrutement et de rétention des familles d’accueil.
Résultat attendu
Placement des enfants dans des familles d’accueil le plus près possible de leur communauté.
État de la situation
Une campagne de recrutement de familles d’accueil a été lancée en collaboration avec la Coalition des familles d’accueil des TNO; ce lancement s’accompagnait d’une vidéo, d’affiches et d’un envoi postal à toutes les adresses des TNO (mars et avril 2019). En octobre 2019, l’Administration des services de santé et des services sociaux des Territoires du Nord-Ouest a achevé une stratégie de recrutement et de rétention des familles d’accueil. La stratégie repose sur un sondage sur le placement qui a été envoyé à tous les parents de familles d’accueil des TNO.
La Coalition des familles d’accueil des TNO appuie le recrutement de parents de familles d’accueil à l’aide des médias sociaux.
Créer et mettre sur pied un cadre de formation progressive.
Résultat attendu
Accès continu à de la formation de qualité pour aider le personnel des Services à l’enfance et à la famille dans l’exécution de ses fonctions.
État de la situation
Un cadre de formation progressive a été achevé en mai 2021. Le cadre de formation comprend, mais sans s’y limiter :
- Formation de base obligatoire améliorée des préposés à la protection de l’enfance, qui utilise actuellement une méthode hybride avec des séances de formation virtuelles et en personne;
- Formation de retour au travail : cette formation s’adresse au personnel qui réintègre les SEF après une absence prolongée. La formation est adaptée aux besoins du personnel;
- Formation de superviseur-gestionnaire : cette formation s’adresse aux superviseurs et aux gestionnaires nouveaux et existants dans le système des SEF.
Toutes les formations sont offertes selon un calendrier établi et sur demande.
Une plateforme de formation électronique a été activée en juillet 2021 et contient tous les documents de formation destinés au personnel. Le personnel a accès à cette plateforme et aux documents de formation en fonction des besoins.
Détails
En continu
Créer et mettre en place le plan de communication des Services à l’enfance et à la famille pour les parties prenantes externes et internes.
Résultat attendu
Accès à l’information pertinente pour les parties prenantes dans le soutien des Services à l’enfance et à la famille des TNO.
État de la situation
Le Ministère a examiné son plan pour appuyer la communication stratégique des intervenants internes et externes durant les deux prochaines années. Ce plan tient compte des initiatives importantes au Ministère, comme la mise en œuvre de la Loi concernant les enfants, les jeunes et les familles des Premières Nations, des Inuits et des Métis du gouvernement fédéral. Le Ministère s’engage à tenir les partenaires et le public informés sur les initiatives des SEF et à promouvoir les discussions en cours.
S’assurer que des mécanismes sont en place pour recueillir les commentaires du personnel des Services à l’enfance et à la famille à la suite de formations, pour ensuite orienter les programmes, les services et les politiques.
Résultat attendu
Amélioration continue du système des Services à l’enfance et à la famille grâce aux connaissances et à l’expérience des autres.
État de la situation
On évalue régulièrement les connaissances des participants après les formations. Les questionnaires seront mis à la disposition du personnel sur la plateforme en ligne, qui regroupera en un seul endroit toutes les initiatives de formation.
Détails
En continu
Créer un comité sur la qualité pour les Services à l’enfance et à la famille et des groupes de travail.
Résultat attendu
Amélioration continue du système des Services à l’enfance et à la famille grâce aux connaissances et à l’expérience des autres.
État de la situation
Le groupe de travail mis en place en réponse à la pandémie de COVID-19 demeure actif. Depuis décembre 2020, des efforts ont été faits pour aller de l’avant avec les groupes de travail additionnels afin de promouvoir la qualité de la prestation des services à l’enfance et à la famille.
En février 2021, un groupe de travail sur le tableau de données des SEF a été mis en place. Ce groupe vise à déterminer de manière stratégique les secteurs prioritaires des données sur les services à l’enfance et à la famille qui permettront de contribuer aux stratégies d’amélioration du système.
Créer un groupe de travail sur la qualité des services de familles d’accueil afin d’orienter les mesures à prendre dans ce domaine prioritaire.
Résultat attendu
Changements aux services de familles d’accueil reflétant le contexte des TNO ainsi que les connaissances et l’expérience des autres.
État de la situation
Le système des SEF a créé un groupe de travail spécifique pour établir notre réponse à la COVID-19. Il est constitué de représentants des trois administrations et de la Coalition des familles d’accueil des TNO. La Coalition des familles d’accueil des TNO s’assure que le GTNO tienne compte des parents de familles d’accueil dans sa réponse à la crise sanitaire.
Officialiser le processus de mise à jour en continu du Manuel des normes et des procédures des services à l’enfance et à la famille et des processus de communication.
Résultat attendu
Clarté du Manuel des normes et des procédures des services à l’enfance et à la famille et conformité de celui-ci avec les plus récentes pratiques aux TNO.
État de la situation
Le processus de mise à jour a été achevé le 8 février 2019.
Mettre en place un modèle de supervision clinique et former les superviseurs et gestionnaires.
Résultat attendu
Soutien aux préposés à la protection de l’enfance pour la prise de décisions éclairées et la bonne planification des soins.
État de la situation
En décembre 2018, tous les superviseurs et gestionnaires avaient été formés. Le modèle a été mis en application en janvier 2019. L’ASTNO a aussi lancé les modules de formation en ligne en juin 2019.
Détails
En continu
Adopter une approche cohérente de la gestion et du soutien aux parents de familles d’accueil en créant des dossiers spécialisés dans toutes les régions.
Résultat attendu
Ressources entièrement dédiées aux services de familles d’accueil.
État de la situation
L’ASTNO a mis à jour les descriptions de poste pour les préposés aux services d’adoption et de placement en famille d’accueil pour assurer une prestation cohérente du programme dans l’ensemble des TNO. On compte des postes spécialisés dans chaque région.
Détails
En continu
Mettre en œuvre une nouvelle structure de responsabilisation où les responsabilités et les fonctions sont clarifiées. Aviser le personnel des changements.
Résultat attendu
Clarification des rôles pour tous les employés des Services à l’enfance et à la famille.
État de la situation
Le nouveau cadre de responsabilisation a été mis sur pied en janvier 2019; il a été présenté lors de rencontres et événements divers, comme la réunion de tout le personnel des Services à l’enfance et à la famille, le Forum des gestionnaires et superviseurs et le Forum du directeur aux termes de la loi.
Mettre à la disposition du personnel des Services à l’enfance et à la famille une boîte à suggestions anonymes et créer un mécanisme de réponse à ces suggestions.
Résultat attendu
Amélioration continue du système des Services à l’enfance et à la famille grâce aux connaissances et à l’expérience des autres.
État de la situation
La boîte à suggestions anonymes a été mise en place en septembre 2018; les responsables continuent d’en vérifier le contenu et de répondre aux suggestions.
Détails
En cours
Mettre en œuvre la nouvelle norme sur la tutelle.
Résultat attendu
Meilleure compréhension par le personnel des exigences de sélection et du soutien à offrir aux tuteurs qui acceptent ces responsabilités.
État de la situation
La norme a été mise en place en novembre 2018.
Mettre en place un modèle de supervision sur appel.
Résultat attendu
Les préposés à la protection de l’enfance disposent d’un accès constant au système en dehors des heures de bureau pour s’exercer à formuler des avis.
État de la situation
L’ASTNO a mis en place son modèle de supervision sur appel en avril 2019.
Rencontrer les directeurs adjoints, nouveaux ou déjà en poste, pour déterminer leurs besoins en formation.
Résultat attendu
Soutien aux directeurs adjoints dans l’exercice des responsabilités qui leur ont été déléguées.
État de la situation
Une collecte de renseignements a été menée entre octobre et décembre 2019 auprès des directeurs adjoints pour relever leurs besoins individuels en formation. Elle se poursuivra de façon continue afin d’alimenter le cadre de formation.
Détails
This is ongoing.
Fournir les coordonnées des parents de familles d’accueil à la Coalition des familles d’accueil des Territoires du Nord-Ouest.
Résultat attendu
Familles d’accueil en communication avec les ressources de la Coalition des familles d’accueil des Territoires du Nord-Ouest.
État de la situation
En avril 2019, une directive a été envoyée à l’ensemble du personnel afin de clarifier l’obligation de transmettre les coordonnées des parents de familles d’accueil à la Coalition des familles d’accueil des TNO. À ce propos, le contrat de foyer d’accueil est doté d’une section où le parent consent à la transmission de ses coordonnées à la Coalition. Avec leur consentement, les coordonnées des familles d’accueil sont régulièrement transmises à la Coalition des familles d’accueil des Territoires du Nord-Ouest. La liste des familles d’accueil a été transmise à la Coalition des familles d’accueil des Territoires du Nord-Ouest en juillet et en novembre 2019. Des rapports seront transmis de façon continue à la Coalition des familles d’accueil des Territoires du Nord-Ouest.
Détails
En continu
Offrir du soutien continu aux directeurs adjoints.
Résultat attendu
Soutien aux directeurs adjoints dans l’exercice des responsabilités qui leur ont été déléguées.
État de la situation
Les directeurs adjoints reçoivent un soutien par l’entremise du Forum du directeur aux termes de la loi et selon les besoins.
Offrir de la formation spécialisée aux nouveaux directeurs adjoints.
Résultat attendu
Soutien aux directeurs adjoints dans l’exercice des responsabilités qui leur ont été déléguées.
État de la situation
Les directeurs adjoints entrants et en fonctions ont participé en novembre 2018 à une formation spécialisée de deux jours. La formation de base obligatoire à l’intention des préposés à la protection de l’enfance a aussi été offerte à tous les directeurs adjoints.
Former les employés, nouveaux et existants, sur l’utilisation de Matrix NT.
Résultat attendu
Utilisation systématique de Matrix NT par les employés des Services à l’enfance et à la famille et saisie adéquate des données.
État de la situation
À cause de la pandémie de COVID-19, la formation sur MatrixNT et la distribution des documents ont eu lieu en mode virtuel.
Les employés du MSSS continuent de travailler avec le personnel de première ligne de chaque administration pour veiller à ce que les dossiers électroniques soient exacts et à jour.
Les responsables territoriaux de l’ASTNO offrent aussi au personnel de la formation individuelle sur les dossiers électroniques dans MatrixNT.
Remettre en place le Forum du directeur aux termes de la loi.
Résultat attendu
Soutien aux directeurs adjoints dans l’exercice des responsabilités qui leur ont été déléguées.
État de la situation
Depuis mai 2018, les directeurs adjoints rencontrent régulièrement les sous-directeurs ainsi que le directeur aux termes de la loi.
Restructurer le programme de services spécialisés extraterritoriaux et déterminer les ressources humaines requises pour en assurer la prestation efficace.
Résultat attendu
Accès à des services de qualité pour les enfants, les jeunes et les familles grâce au programme de services spécialisés extraterritoriaux.
État de la situation
La mesure a été prise en avril 2019.
Étudier le programme de services spécialisés extraterritoriaux pour définir comment mieux soutenir les enfants et les jeunes aux TNO. Au besoin, modifier le programme et les services offerts pour mieux répondre à leurs besoins et à ceux de leur famille.
Résultat attendu
Définition des moyens de mieux répondre aux besoins des enfants et des jeunes placés à l’extérieur du territoire.
État de la situation
L’examen a été mené à bien en avril 2019.
Revoir les principales normes de placement extraterritorial en fonction du nouveau programme.
Résultat attendu
Clarté des normes de placement extraterritorial et conformité de celles-ci avec les pratiques exemplaires aux TNO.
État de la situation
La norme a été adoptée en mars 2019.
Inclure dans les principales normes de meilleurs outils de planification des placements permanents.
Résultat attendu
Normes de planification des placements permanents claires, mesurables et appropriées d’un point de vue culturel.
État de la situation
Terminé. Les normes de planification permanentes ont été mises à jour afin de cadrer avec la loi fédérale et ont été distribuées sur le terrain en décembre 2020.
Mettre à jour les normes sur les contacts en fonction des pratiques exemplaires.
Résultat attendu
Soutien aux enfants mieux adapté à leurs besoins.
État de la situation
La norme, l’outil et le formulaire pour les contacts minimaux ont été intégrés au système le 1er novembre 2019.
Mettre à jour les normes de documentation en fonction de Matrix NT et des pratiques exemplaires.
Résultat attendu
Clarté des normes de documentation et conformité de celles-ci avec les pratiques exemplaires aux TNO.
État de la situation
Les normes qui encadrent les documents ont été mises en œuvre en octobre 2020.
Mettre à jour les normes de signalement des incidents en fonction de la nouvelle structure de responsabilisation et des pratiques exemplaires.
Résultat attendu
Clarté des normes de signalement des incidents et conformité de celles-ci avec les pratiques exemplaires aux TNO.
État de la situation
Les normes, outils et formulaires relatifs aux événements graves ont été introduits dans le système le 3 mars 2020. Le formulaire a été modifié pour y inclure les situations provoquées par la COVID-19 afin d’étudier les répercussions de cette pandémie sur les enfants et les jeunes qui reçoivent des services.