Protecting Your Health Information

Protection des renseignements sur votre santé

Avis d’information sur la collecte, l’utilisation et la divulgation des renseignements médicaux personnels (Loi sur les renseignements sur la santé)

La Loi sur les renseignements sur la santé (la Loi) définit les règles en matière de collecte, d’utilisation et de communication de renseignements médicaux personnels. Les fournisseurs de soins de santé énoncés dans la Loi sont tenus d’informer le client (vous) sur la façon dont ils recueillent, utilisent ou communiquent les renseignements médicaux personnels.

Sur cette page

Voici les principes fondamentaux de collecte, d’utilisation et de communication des renseignements médicaux personnels.

  • Il est interdit de recueillir, d’utiliser ou de communiquer les renseignements médicaux personnels d’un client si le fournisseur de soins de santé peut offrir les mêmes soins en utilisant des renseignements anonymes.
  • Les fournisseurs de soins de santé ne peuvent pas recueillir, utiliser ou communiquer plus de renseignements médicaux personnels d’un client que nécessaire.

Ces principes doivent être appliqués à toutes les étapes de la collecte, de l’utilisation et de la communication des renseignements médicaux personnels.

Collecte des renseignements médicaux personnels

Nous ne pouvons recueillir vos renseignements médicaux personnels que dans les cas suivants :

  • si vous ou votre représentant y avez consenti;
  • en vertu de la Loi ou de toute autre loi.

Selon la Loi, nous pouvons recueillir vos renseignements médicaux personnels auprès d’une autre personne dans les cas suivants :

  • si vous y consentez;
  • s’ils sont recueillis auprès d’un fournisseur de soins de santé pour vous offrir des services de santé;
  • pour obtenir l’information exacte et au moment opportun de façon sécuritaire;
  • pour vérifier votre admissibilité à un service de santé;
  • pour vérifier vos antécédents familiaux et voir si vos problèmes de santé y sont liés, ou en rapport avec la réception de services de santé;
  • si la loi l’exige;
  • si un comité d’éthique en recherche le permet

Les seules personnes qui peuvent recueillir et utiliser votre numéro d’assurance-maladie sont les suivantes :

  • vous;
  • un fournisseur de soins de santé;
  • toute personne qui est autorisée par la loi à le recueillir ou à l’utiliser (p. ex. les travailleurs d’un établissement correctionnel pour fournir des services de santé à un détenu).

Un fournisseur de soins de santé doit vous avertir s’il recueille des renseignements médicaux personnels avec un dispositif enregistreur.

Utilisation des renseignements médicaux personnels

Nous ne pouvons utiliser vos renseignements médicaux personnels que si vous nous y avez autorisés ou si la loi nous le permet, pour raison particulière.

Voici, entre autres, les raisons (secondaires) pour lesquelles les renseignements médicaux personnels peuvent être utilisés :

  • pour atteindre l’objectif de la collecte et exécuter toute autre fonction connexe nécessaire pour réaliser
    l’objectif;
  • pour vous fournir des services de santé;
  • pour vérifier votre admissibilité à un service de santé;
  • à des fins de gestions internes; dont l’affectation des ressources, les audits, les évaluations, les activités d’amélioration de la qualité, les traitements de paiements et la prestation de services juridiques, de services de gestion des risques et des erreurs ainsi que les mentorats destinés aux professionnels;
  • lors d’une inspection ou d’une enquête concernant un établissement de santé;
  • à des fins de recherches (après avoir reçu l’approbation du comité d’éthique en recherche);
  • pour obtenir un consentement exprès (p. ex. pour communiquer des renseignements médicaux personnels à un expert externe ou à un chercheur en milieu universitaire);
  • pour produire des données statistiques de façon anonyme;
  • pour respecter la loi ou une ordonnance du tribunal.
  • à des fins de « couplage de données » (en comparant un dossier de santé d’un système avec un dossier de santé dans un autre système pour jumeler le bon client au bon dossier médical).

Le ministère de la Santé et des Services sociaux peut aussi utiliser vos renseignements médicaux personnels pour contribuer au développement de programmes et de services de santé, à la planification et à l’affectation des ressources, pour veiller à la santé publique et la promouvoir ainsi que pour appliquer la Loi.

Divulgation des renseignements médicaux personnels :

Nous ne pouvons pas communiquer vos renseignements médicaux personnels sans votre consentement ou sans une autorisation ou une prescription de la loi.

Avant de divulguer vos renseignements, nous devons nous assurer de l’identité de la personne qui les reçoit et vérifier qu’elle a l’autorisation de recevoir les renseignements.

Un tiers parti ne peut utiliser des renseignements médicaux personnels que pour la raison pour laquelle ils ont été communiqués ou pour une prescription de la loi. Il ne peut pas utiliser plus de renseignements que nécessaire. 

Nous pouvons communiquer vos renseignements médicaux pour les raisons ainsi qu’aux personnes et organismes suivants :

  • à vous;
  • au commissaire à l’information et à la protection de la vie privée lorsqu’il le faut pour lui permettre d’accomplir son travail;
  • à d’autres fournisseurs de soins de santé lorsqu’ils sont autorisés à les utiliser en vertu de la Loi (voir cidessus);
  • au ministère de la Santé et des Services sociaux et aux administrations des services de santé et des services sociaux lorsqu’ils sont autorisés à les utiliser en vertu de la Loi (planification et gestion du système de santé);
  • aux fournisseurs de soins de santé qui vous offrent des services de santé;
  • à une personne autre qu’un fournisseur de soins de santé, si elle a besoin de vos renseignements pour vous offrir des soins de santé;
  • à un tiers, pour vous trouver un subrogé si vous êtes blessé ou frappé d’incapacité;
  • à une personne qui entretient un lien personnel étroit avec vous, s’ils sont communiqués de façon professionnelle et que cette communication ne va pas à l’encontre de votre volonté (des renseignements limités sur un diagnostic général);
  • pour déterminer si vous êtes admissible à des services de santé non assurés ou à des prestations d’assurance-maladie offerts par le GTNO ou le gouvernement fédéral;
  • à des fins de paiement;
  • à des fins de remboursement de réclamations;
  •  des fins de facturation réciproque avec des systèmes de santé d’autres territoires ou provinces, au besoin;
  • à un enquêteur, à un arbitre, à un préposé aux plaintes, ou aux responsables d’une commission d’enquête qui enquête sur une plainte déposée contre un fournisseur de soins de santé;
  • si nous prenons part à une action judiciaire;
  • si nous y sommes obligés par une assignation, un mandat ou une ordonnance d’un tribunal;
  • si nous y sommes obligés par un règlement du tribunal;
  • à un tuteur à l’instance qui a été nommé ou à un représentant successoral;
  • à un investigateur ou à un enquêteur officiel;
  • à un comité d’assurance de la qualité établi conformément à la Loi sur la preuve pour une activité dans le domaine de l’assurance de la qualité;
  • au responsable d’un établissement correctionnel pour faciliter la prise de décision concernant la prestation de services de santé à un détenu, le logement d’un détenu dans l’établissement correctionnel ou la libération d’un détenu;
  • au responsable d’un établissement psychiatrique dans lequel un patient est gardé malgré lui pour faciliter la prise de décision concernant la prestation de services de santé ou d’autres questions (allant des besoins de logement aux facteurs de transfert), au besoin;
  • aux auditeurs et aux personnes qui fournissent des services juridiques ainsi que des services de gestion des erreurs et des risques pour les fournisseurs de soins de santé;
  • assujettis à une entente de confidentialité, aux personnes qui envisagent de reprendre l’entreprise ou l’exercice privé d’un fournisseur de soins de santé (comme une pharmacie privée) pour évaluer les services de santé offerts par l’entreprise;
  • à un fournisseur de soins de santé qui reprend l’exercice privé d’un autre fournisseur de soins de santé; 
  • à un autre fournisseur de soins de santé pour prévenir une fraude, pour limiter la prestation excessive des services de santé ou pour prévenir un crime;
  • à des fins d’application de la loi;
  • à des fins de prévention ou de diminution des menaces ou des risques imminents de préjudice grave à la santé ou à la sécurité d’une personne ou de la population;
  • à des spécialistes en médecine ou en santé mentale à des fins de consultation concernant la probabilité de menaces imminentes liées à la divulgation de renseignements médicaux personnels à un tiers parti ou à l’autorisation de communiquer au patient ses propres renseignements médicaux personnels;
  • à des personnes pour déterminer l’autorisation des demandes d’accès et de correction des renseignements médicaux;
  • aux gouvernements fédéral, territorial, provincial ou autochtone, ou aux ministères ou organismes de l’un de ces gouvernements pour administrer, surveiller et évaluer le système, les programmes et les services de santé;
  • au Bureau de la statistique des TNO et à l’Institut canadien d’information sur la santé pour leur permettre de compiler et d’analyser des données statistiques qui pourraient contribuer à la planification du système de santé réalisée par le GTNO et les gouvernements mentionnés plus haut;
  • au ministère de la Santé et des Services sociaux (p. ex. : le représentant pivot) si un patient dépose une plainte;
  • aux personnes désignées responsables de systèmes électroniques d’information sur la santé (comme les responsables du système des dossiers médicaux électroniques);
  • aux responsables du programme de suivi des ordonnances;
  • à l’administration de la santé publique (pour des raisons de santé publique);
  • à des chercheurs, assujettis à des conditions très strictes établies dans la Loi (particulièrement, à l’autorisation d’un conseil d’éthique en recherche reconnu et objectif).

Nous pouvons communiquer les renseignements médicaux d’une personne décédée pour les raisons ainsi qu’aux personnes et organismes suivants :

  • pour identifier la personne;
  • pour informer un membre de la famille ou une personne qui entretenait un lien personnel étroit avec le défunt de son décès et de tout service de santé qui lui a été offert récemment;
  • pour informer toute autre personne, lorsque jugée raisonnable, des circonstances du décès;
  • pour permettre au représentant successoral, à l’exécuteur testamentaire ou au conjoint de se charger de la succession;
  • à un membre de la famille pour lui permettre de prendre une décision médicale informée sur sa santé et la santé de ses enfants;
  • à une personne qui a la garde d’un enfant qui est un membre de la famille du défunt pour permettre de prendre une décision informée sur la santé de l’enfant. Cette situation permet à des parents adoptifs de recueillir des renseignements médicaux sur les parents biologiques, s’ils sont décédés.

Fixer des limites sur l’utilisation et la divulgation des renseignements médicaux personnels

Si un fournisseur de soins de santé n’est pas obligé de communiquer vos renseignements médicaux personnels, vous pouvez fixer des limites sur la façon dont ils seront utilisés et communiqués (p. ex. : préciser à qui vous voulez qu’ils soient communiqués ou à qui vous ne voulez pas qu’ils soient communiqués). Vous pouvez aussi retirer votre consentement en tout temps.

Nous ne pouvons pas communiquer des renseignements médicaux personnels à un autre fournisseur de santé si cette communication va à l’encontre d’une condition que vous avez fixée.

Toute condition à l’utilisation et à la divulgation de vos renseignements médicaux personnels doit être mise par écrit et signée.